Skipulags og umhverfisnefnd

Hörgársveit

Erindisbréf fyrir skipulags- og umhverfisnefnd

I. kafli

Verkefni nefndarinnar

1. gr.

Skipulags- og umhverfisnefnd fer með skipulagsmál, umhverfismál og náttúruverndarmál samkvæmt lögum og reglugerðum um þau mál í umboði sveitarstjórnar eftir því sem nánar er kveðið á um í þessu erindisbréfi sem er gert er í samræmi við Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

2. gr.

Skipulags- og umhverfisnefnd gerir tillögur til sveitarstjórnar um stefnmörkun á sviði skipulagsmála, umhverfismála og náttúruverndarmála.

3. gr.

Skipulags- og umhverfisnefnd

  1. er sveitarstjórn til ráðuneytis í skipulagsmálum, umhverfismálum og náttúruverndarmálum
  2. fjallar um og afgreiðir skipulagstillögur, sem varða sveitarfélagið, til sveitarstjórnar
  3. setur fram tillögur í fegrunar- og umhverfismálum sveitarfélagsins
  4. setur fram tillögur um viðurkenningar fyrir góða umgengni og fegrun í sveitarfélaginu
  5. gegnir hlutverki náttúruverndarnefndar sbr. 11. gr. laga um náttúruvernd nr. 60/2013
  6. veitir umsögn um útgáfu framkvæmdaleyfa, sbr. 27. gr. skipulags- og byggingarlaga, nr. 73/1997 m.s.b.
  7. veitir umsögn vegna framkvæmda, sem kunna að vera háðar mati á umhverfisáhrifum, sbr. lög um mat á umhverfisáhrifum, nr. 6/2000 m.s.b.
  8. fylgist með öðrum þáttum á sviði skipulagsmála og framfylgd þeirra, eftir því sem það er í hlutverki sveitarstjórna, og hefur ekki verið falið öðrum með sérstökum lögum, reglugerðum eða samningum
  9. annast önnur þau verkefni á sviði skipulagsmála sem sveitarstjórn kann að fela nefndinni

4. gr.

Lög og reglugerðir sem varða verkefni skipulags- og umhverfisnefndar eru m.a.:

  1. Skipulags- og byggingalög, nr. 73/1997 m.s.b.
  2. Skipulagsreglugerð, nr. 90/2013 m.s.b.
  3. Byggingareglugerð, nr. 112/2012 m.s.b.
  4. Lög um náttúruvernd, nr. 60/2013 m.s.b.
  5. Lög um mat á umhverfisáhrifum, nr. 106/2000 m.s.b.
  6. Reglugerð um mat á umhverfisáhrifum, nr. 660/2015
  7. aðrar lagasetningar Alþingis sem á hverjum tíma tengjast verkefnum nefndarinnar

Þá skal nefndin fara eftir samþykktum og reglum sem sveitarstjórn hefur sett eða að kann að setja um verkefni hennar. Það á einnig við um samninga og samstarf á þessum vettvangi við önnur sveitarfélög.

Nefndinni er skylt að eiga samstarf við aðrar nefndir sveitarfélagsins, eftir því sem málefni gefa tilefni til á hverju tíma.

II. kafli

Skipan nefndarinnar

5. gr.

Sveitarstjórn skal á fyrsta eða öðrum fundi að afloknum sveitarstjórnarkosningum kjósa fimm nefndarmenn í skipulags- og umhverfisnefnd til fjögurra ára og jafnmarga til vara. Sveitarstjórn kýs formann.

6. gr.

Formaður skipulags- og umhverfisnefndar stjórnar fundum og sér um að allt fari þar löglega og skipulega fram. Hann úrskurðar í ágreiningsmálum sem upp kunna að koma út af fundarsköpum en skjóta má úrskurði hans til úrlausnar nefndarinnar.  Fundarmönnum er skylt að lúta valdi formanns að því er varðar fundarsköp og góða reglu. 

7. gr.

Skipulags- og umhverfisnefnd heldur að jafnaði fjóra fundi á ári. Aukafundi skal halda eftir þörfum að ákvörðun formanns eða ef a.m.k. tveir nefndarmenn óska þess.  

8. gr.

Sveitarstjóri situr að jafnaði fundi skipulags- og umhverfisnefndar með málfrelsi og tillögurétt. Heimilt er að boða aðra á fundi nefndarinnar til viðræðna um tiltekin mál. 

III. kafli Yfirstjórn skipulags- og umhverfismála

9. gr.

Sveitarstjórn úthlutar fjárhagsramma til nefndarinnar vegna fjárhagsáætlunar fyrir næsta starfsár. Á grundvelli hans gerir nefndin tillögu að verkefnum næsta starfsárs vegna málaflokksins.

10. gr.

Formaður skipulags- og umhverfisnefndar er í forsvari fyrir skipulags- og umhverfisnefnd um stefnumótun og ákvarðanir hennar eftir því sem við á. Sveitarstjóri ber ábyrgð á fjármálum málaflokksins og framkvæmd ákvarðana nefndarinnar. 

IV. kafli Fundarsköp nefndarinnar

11. gr.

Um fundarsköp á fundum skipulags- og umhverfisnefndar gilda ákvæði sveitarstjórnarlaga og Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

Formaður boðar eða lætur boða til fundar með dagskrá. Í dagskrá skal vísað til gagna um þau fundarefni sem til umfjöllunar eru, eftir því sem kostur er. Dagskrá skal send til aðalmanna í síðasta lagi tveimur sólarhringum fyrir fund. Fundir skipulags- og umhverfisnefndar eru að jafnaði haldnir fyrir luktum dyrum og er óheimilt að greina frá ummælum einstakra fundarmanna á fundum. Fundur er lögmætur ef meira en helmingur nefndarmanna er á fundi. Skipulags- og umhverfisnefnd getur enga bindandi ályktun gert nema fundur sé lögmætur. Falli atkvæði að jöfnu telst mál fallið.

Formaður sér um að fundargerðir séu skipulega færðar í gerðabók og í tölvu og að allar samþykktir séu bókaðar nákvæmlega.

12. gr.

Fundir skipulags- og umhverfisnefndar skulu skráðir í sérstaka fundargerðabók og tölvuskráðir. Við skráningu skal fylgja þeim meginreglum sem gilda um skráningu fundargerða sveitarstjórnar, sbr. 32. gr. í Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar, svo sem hér segir:

Í fundargerðabók skal færa:

  1. númer fundar
  2. hvar og hvenær fundurinn er haldinn
  3. upphafstíma fundar
  4. að fundargerð sé færð í tölvu.
  5. fundarslitatíma
  6. blaðsíðutal fundargerðar.

Viðstaddir nefndar­menn skulu rita nöfn sín í gerðabókina í fundarlok.

Í tölvuskráða fundargerð skal færa:

  1. fundartíma og fundarstað,
  2. nöfn aðalmanna og varamanna sem sækja fundinn,
  3. nöfn starfsmanna sem sækja fundinn,
  4. heiti og númer fundarefna sem tekin eru fyrir,
  5. greinargóða lýsingu á hverju fundarefni,
  6. bókanir nefndarinnar eða einstakra fundarmanna um fundarefni þar sem það á við
  7. í fundargerð skal einnig koma fram ef fundarmenn víkja af fundi eða koma til fundar eftir að hann hefst. 

Í lok fundar skal tölvuskráð fundargerð prentuð og hún undirrituð af fundar­mönnum. Einnig skal formaður og a.m.k. einn fundarmanna setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerðar sem tölusettar skulu í áframhaldandi töluröð. Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.

Undirritaðar fundargerðir skulu varðveittar á skrifstofu Hörgársveitar. Sveitarstjóri sér um að tilkynna aðilum mála, sem afgreidd eru í skipulags- og umhverfisnefnd, um málalok. Skrifstofa sveitarfélagsins sér um að birta fundargerðir á vefsíðu Hörgársveitar.

13. gr.

Fundargerðabók og öll bréf, erindi, skýrslur og skjöl, sem snerta starf nefndarinnar skulu varðveitt á skrifstofu Hörgársveitar. Þegar mál varðar einstakling skal skrá afgreiðslu þess í sérstaka trúnaðarmálabók, sem vera skal í vörslu nefndarinnar. Fulltrúar í sveitarstjórn ásamt sveitarstjóra hafa óheftan aðgang að öllum gögnum nefndarinnar nema lög ákveði annað.

14. gr.

Fundargerðir skipulags- og umhverfisnefndar skulu teknar á dagskrá sveitarstjórnar, svo fljótt sem unnt er að afloknum nefndarfundi, til fullnaðarafgreiðslu á þeim málum sem þar eru tekin fyrir. Sveitarstjórn getur veitt nefndinni heimild til fullnaðarafgreiðslu á einstökum málum.

V. kafli

Hæfi, réttindi og skyldur nefndarmanna og annarra fundarmanna

15. gr.

Um réttindi og skyldur nefndarmanna gilda, eftir því sem við á, ákvæði sveitarstjórnar-laga nr. 138/2011, sbr. einnig Samþykkt um stjórn og fundarsköp Hörgársveitar. Nefndarmönnum er skylt að kynna sér þessi ákvæði.

16. gr.

Um hæfi nefndarmanna í skipulags- og umhverfisnefnd gilda ákvæði 20. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og Samþykktar um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

Um hæfi annarra sem sitja fundi skipulags- og umhverfisnefndar gilda ákvæði II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

17. gr.

Nefndarmönnum er skylt að sækja alla fundi skipulags- og umhverfisnefndar nema lögmæt forföll hamli svo sem önnur brýnni skyldustörf eða veikindi. Sé nefndarmaður í skipulags- og umhverfisnefnd forfallaður um stundarsakir skal hann tilkynna eða láta tilkynna forföllin til formanns og boða varamann sinn á fund.

18. gr.

Nefndarmaður skal gæta þagnarskyldu um það sem hann fær vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- eða almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst áfram eftir að nefndarmaður lætur af þeim störfum.  Þetta ákvæði á einnig við um aðra fundarmenn.

VI. Málsmeðferðarreglur snefndarinnar

19. gr.

Við meðferð mála hjá skipulags- og umhverfisnefnd, er varða rétt og skyldu aðila að stjórnsýslu­máli, skulu nefndarmenn og starfsmenn gæta ákvæða stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

Skipulags- og umhverfisnefnd skal gæta að leiðbeiningarskyldu varðandi þau erindi sem eru til meðferðar hjá nefndinni. Þá skulu ákvarðanir vera teknar svo fljótt sem unnt er eftir að mál hefur verið nægjanlega upplýst.

20. gr.

Við úrlausn mála skal gæta samræmis, jafnræðis og meðalhófs skv. stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Aðili máls skal eiga þess kost að tjá sig um efni máls fyrir skipulags- og umhverfisnefnd áður en tekin er ákvörðun enda liggi ekki fyrir í gögnum málsins afstaða hans og rök. 

21. gr.

Aðili máls á rétt á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er varða mál hans með þeim takmörkunum sem getið er um í 16. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og upplýsingalögum nr. 50/1996.

22. gr.

Ákvörðun skipulags- og umhverfisnefndar skal tilkynnt aðila máls. Hafi umsókn aðila verið hafnað eða ekki tekin til greina að öllu leyti skal fylgja tilkynningunni rökstuðningur eða leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda. Einnig skulu fylgja leiðbeiningar um kæru- og endurupptökuheimild og fresti til að kæra eða endur­upptaka mál.   

VII. kafli

Endurupptaka máls

23. gr.

Eftir að skipulags- og umhverfisnefnd hefur tekið ákvörðun og hún verið tilkynnt, á aðili máls rétt á því að mál sé tekið fyrir að nýju ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ef íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem hafa breyst verulega frá því að ákvörðun var tekin. Endurupptaka er heimil innan þriggja mánaða frá því að aðila máls var eða mátti vera kunnugt um ákvörðunina.

Aðili máls skal beina kröfu um endurupptöku máls til sveitarstjórnar.

VIII. kafli

Stjórnsýslukæra

24. gr.

Aðila máls er heimilt að kæra ákvörðun skipulags- og umhverfisnefndar til æðra stjórnvalds sem við á til þess að fá ákvörðun fellda úr gildi eða henni breytt nema annað leiði af lögum eða venju.

Kæra skal borin fram innan þriggja mánaða frá því að aðila máls var tilkynnt um ákvörðun nefndarinnar, nema lög leiði til annars frests. Stjórnsýslukæra frestar ekki réttaráhrifum ákvörðunar meðan málið er til meðferðar nema æðra stjórnvald mæli svo fyrir.

IX. kafli

Gildistaka

25. gr.

Erindisbréf þetta, sem byggir á ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og Samþykkt um stjórn og fundarsköp Hörgársveitar, var samþykkt af sveitarstjórn Hörgársveitar 23. ágúst 2018 til að taka þegar gildi.