Fjallskilanefnd

Hörgársveit

Erindisbréf fyrir fjallskilanefnd

I. kafli

Verkefni nefndarinnar

1. gr.

Fjallskilanefnd fer með málefni fjallskila samkvæmt lögum og reglugerðum um þau mál í umboði sveitarstjórnar eftir því sem nánar er kveðið á um í þessu erindisbréfi sem er gert í samræmi við Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

2. gr.

Fjallskilanefnd

  1. er sveitarstjórn til ráðuneytis í fjallskilamálum,
  2. skipuleggur fjallskil í sveitarfélaginu, þ.m.t. jafnar niður gangnadagsverkum, og hefur heimild sveitarstjórnar til fullnaðarákvarðana um þau efni, sbr. 13. gr. þessa erindisbréfs,
  3. sér um framkvæmd fjallskila, þ.m.t. að tilnefna gangnaforingja og réttarstjóra
  4. hefur eftirlit með að skilaréttir sveitarfélagsins geti sinnt hlutverki sínu
  5. á samstarf við nágrannasveitarfélög um framkvæmd fjallskila
  6. er eftirlits- og umsagnaraðili sveitarfélagsins varðandi riðuveiki og garnaveiki
  7. annast önnur þau fjallskilaverkefni sem sveitarstjórn kann að fela nefndinni

Við framkvæmd fjallskila skal í einu og öllu fylgja gildandi fjallskilasamþykkt fyrir héraðið.

3. gr.

Þau lög og reglugerðir sem varða verkefni fjallskilanefndar eru m.a.:

  1. Lög um afréttarmálefni, fjallskil o.fl., nr. 6/1986 m.s.b.
  2. Fjallskilasamþykkt héraðsins
  3. Lög um dýrasjúkdóma og varnir gegn þeim, nr. 25/1993 m.s.b.
  4. aðrar lagasetningar Alþingis sem á hverjum tíma tengjast verkefnum nefndarinnar

Þá skal nefndin fara eftir samþykktum og reglum sem sveitarstjórn hefur sett eða kann að setja um verkefni hennar. Það á einnig við um samninga og samstarf á þessum vettvangi við önnur sveitarfélög.

Nefndinni er skylt að eiga samstarf við aðrar nefndir sveitarfélagsins, eftir því sem málefni gefa tilefni til á hverju tíma.

II. kafli

Skipan nefndarinnar

4. gr.

Sveitarstjórn skal á fyrsta eða öðrum fundi að afloknum sveitarstjórnarkosningum kjósa fimm nefndarmenn í fjallskilanefnd til fjögurra ára og jafnmarga til vara. Sveitarstjórn kýs formann. Hann er jafnframt fjallskilastjóri sveitarfélagsins. Að öðru leyti skiptir nefndin sjálf með sér verkum, þannig að hún kýs varafjallskilastjóra og ritara. Ef fjallskilastjóri fellur frá eða forfallast á annan hátt varanlega, ákveður sveitarstjórn hvort varafjallskilastjóri tekur við formennsku í nefndinni eða velur annan í það hlutverk.

Sveitarfélagið skiptist í fjórar fjallskiladeildir, Arnarnesdeild, Glæsibæjardeild, Skriðudeild og Öxnadalsdeild, og skal kjöri nefndarmanna þannig háttað að a.m.k. einn sé úr hverri deild. Sami háttur skal hafður á við kjör varamanna. Nefndarmenn eru ábyrgir fyrir framkvæmd fjallskila í þeirri deild sem þeir eru kjörnir fyrir. Við kjörið skal tilgreint hvor þeirra tveggja nefndarmanna sem eru úr sömu fjallskiladeild bera þessa ábyrgð.

5. gr.

Formaður fjallskilanefndar stjórnar fundum og sér um að allt fari þar löglega og skipulega fram. Hann úrskurðar í ágreiningsmálum sem upp kunna að koma út af fundarsköpum en skjóta má úrskurði hans til úrlausnar nefndarinnar. 

6. gr.

Fjallskilanefnd heldur að jafnaði fjóra fundi á ári. Aukafundi skal halda eftir þörfum að ákvörðun formanns eða ef a.m.k. tveir nefndarmenn óska þess.  

7. gr.

Sveitarstjóri hefur seturétt á fundum fjallskilanefndar með málfrelsi og tillögurétt. Heimilt er að boða aðra á fundi nefndarinnar til viðræðna um tiltekin mál. 

III. kafli

Yfirstjórn fjallskilamála

8. gr.

Formaður fjallskilanefndar er í forsvari fyrir fjallskilanefnd um stefnumótun, ákvarðanir nefndarinnar eftir því sem við á. Sveitarstjóri ber ábyrgð á fjármálum málaflokksins og framkvæmd ákvarðana nefndarinnar.

IV. kafli

Fundarsköp nefndarinnar

9. gr.

Um fundarsköp á fundum fjallskilanefndar gilda ákvæði sveitarstjórnarlaga og Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

Formaður boðar eða lætur boða til fundar með dagskrá. Í dagskrá skal vísað til gagna um þau fundarefni sem til umfjöllunar eru, eftir því sem kostur er. Dagskrá skal send til aðalmanna í síðasta lagi tveimur sólarhringum fyrir fund. Fundir fjallskilanefndar eru að jafnaði haldnir fyrir luktum dyrum. Fundur er lögmætur ef meira en helmingur nefndarmanna er á fundi. Fjallskilanefnd getur enga bindandi ályktun gert nema fundur sé lögmætur. Falli atkvæði að jöfnu telst mál fallið.

Formaður sér um að fundargerðir séu skipulega færðar í gerðabók og í tölvu og að allar samþykktir séu bókaðar nákvæmlega.

10. gr.

Fundir fjallskilanefndar skulu skráðir í sérstaka fundargerðabók og tölvuskráðir. Við skráningu skal fylgja þeim meginreglum sem gilda um skráningu fundargerða sveitarstjórnar, sbr. 32. gr. í Samþykkt um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar, svo sem hér segir:

Í fundargerðabók skal færa:

  1. númer fundar
  2. hvar og hvenær fundurinn er haldinn
  3. upphafstíma fundar
  4. að fundargerð sé færð í tölvu.
  5. fundarslitatíma
  6. blaðsíðutal fundargerðar.

Viðstaddir nefndar­menn skulu rita nöfn sín í gerðabókina í fundarlok.

Í tölvuskráða fundargerð skal færa:

  1. fundartíma og fundarstað,
  2. nöfn aðalmanna og varamanna sem sækja fundinn,
  3. nöfn starfsmanna sem sækja fundinn,
  4. heiti og númer fundarefna sem tekin eru fyrir,
  5. greinargóða lýsingu á hverju fundarefni,
  6. bókanir nefndarinnar eða einstakra fundarmanna um fundarefni þar sem það á við
  7. í fundargerð skal einnig koma fram ef fundarmenn víkja af fundi eða koma til fundar eftir að hann hefst. 

Í lok fundar, eða í upphafi næsta fundar nefndarinnar, skal tölvuskráð fundargerð prentuð og hún undirrituð af nefndar­mönnum. Einnig skal formaður og a.m.k. einn fundarmanna setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerðar sem tölusettar skulu í áframhaldandi töluröð. Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.

Undirritaðar fundargerðir skulu varðveittar hjá fjallskilastjóra. Fjallskilastjóri sér um að tilkynna aðilum mála, sem afgreidd eru í fjallskilanefnd, um málalok. Skrifstofa sveitarfélagsins sér um að birta fundargerðir á vefsíðu Hörgársveitar.

11. gr.

Fundargerðabók og öll bréf, erindi, skýrslur og skjöl, sem snerta starf nefndarinnar skulu vera í vörslu fjallskilastjóra. Við starfslok sem fjallskilastjóri skal hann skila fundargerðunum, ásamt öðrum gögnum sem varða fjallskilanefnd, til skrifstofu Hörgársveitar. Fulltrúar í sveitarstjórn ásamt sveitarstjóra hafa óheftan aðgang að öllum gögnum nefndarinnar nema lög ákveði annað.

12. gr.

Fundargerðir fjallskilanefndar skulu teknar á dagskrá sveitarstjórnar, svo fljótt sem unnt er að afloknum nefndarfundi, til fullnaðarafgreiðslu á þeim málum sem þar eru tekin fyrir. Sveitarstjórn getur veitt nefndinni heimild til fullnaðarafgreiðslu á einstökum málum.

V. kafli

Hæfi, réttindi og skyldur nefndarmanna og annarra fundarmanna

13. gr.

Um réttindi og skyldur nefndarmanna gilda, eftir því sem við á, ákvæði sveitarstjórnar-laga nr. 138/2011, sbr. einnig Samþykkt um stjórn og fundarsköp Hörgársveitar. Nefndarmönnum er skylt að kynna sér þessi ákvæði.

14. gr.

Um hæfi nefndarmanna í fjallskilanefnd gilda ákvæði 20. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og Samþykktar um stjórn Hörgársveitar og fundarsköp sveitarstjórnar.

Um hæfi annarra sem sitja fundi fjallskilanefndar gilda ákvæði II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

15. gr.

Nefndarmönnum er skylt að sækja alla fundi fjallskilanefndar nema lögmæt forföll hamli svo sem önnur brýnni skyldustörf eða veikindi. Sé nefndarmaður í fjallskilanefnd forfallaður um stundarsakir skal hann tilkynna eða láta tilkynna forföllin til formanns og boða varamann sinn á fund.

16. gr.

Nefndarmaður skal gæta þagnarskyldu um það sem hann fær vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- eða almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskylda helst áfram eftir að nefndarmaður lætur af þeim störfum.  Þetta ákvæði á einnig við um aðra fundarmenn.

VI. kafli

Málsmeðferðarreglur nefndarinnar

17. gr.

Við meðferð mála hjá fjallskilanefnd, er varða rétt og skyldu aðila að stjórnsýslu­máli, skulu nefndarmenn gæta ákvæða stjórnsýslulaga nr. 37/1993.

18. gr.

Við úrlausn mála skal gæta samræmis, jafnræðis og meðalhófs skv. stjórnsýslulögum nr. 37/1993. Aðili máls skal eiga þess kost að tjá sig um efni máls fyrir fjallskilanefnd áður en tekin er ákvörðun enda liggi ekki fyrir í gögnum málsins afstaða hans og rök.

19. gr.

Aðili máls á rétt á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er varða mál hans með þeim takmörkunum sem getið er um í 16. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og upplýsingalögum nr. 50/1996.

20. gr.

Ákvörðun fjallskilanefndar skal tilkynnt aðila máls skriflega. Hafi umsókn aðila verið hafnað eða ekki tekin til greina að öllu leyti skal fylgja tilkynningunni rökstuðningur eða leiðbeiningar um heimild aðila til að fá ákvörðun rökstudda. Einnig skulu fylgja leiðbeiningar um kæru- og endurupptökuheimild og fresti til að kæra eða endur­upptaka mál.   

VII. kafli

Endurupptaka máls

21. gr.

Eftir að fjallskilanefnd hefur tekið ákvörðun og hún verið tilkynnt, á aðili máls rétt á því að mál sé tekið fyrir að nýju ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ef íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem hafa breyst verulega frá því að ákvörðun var tekin. Endurupptaka er heimil innan þriggja mánaða frá því að aðila máls var eða mátti vera kunnugt um ákvörðunina.

Aðili máls skal beina kröfu um endurupptöku máls til sveitarstjórnar.

VIII. kafli

Stjórnsýslukæra

22. gr.

Aðila máls er heimilt að kæra ákvörðun fjallskilanefndar til æðra stjórnvalds sem við á til þess að fá ákvörðun fellda úr gildi eða henni breytt nema annað leiði af lögum eða venju.

Kæra skal borin fram innan þriggja mánaða frá því að aðila máls var tilkynnt um ákvörðun nefndarinnar, nema lög leiði til annars frests. Stjórnsýslukæra frestar ekki réttaráhrifum ákvörðunar meðan málið er til meðferðar nema æðra stjórnvald mæli svo fyrir.

IX. kafli

Gildistaka

23. gr.

Erindisbréf þetta, sem byggir á ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og Samþykkt um stjórn og fundarsköp Hörgársveitar, var samþykkt af sveitarstjórn Hörgársveitar 23. ágúst 2018 til að taka þegar gildi.